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解決済みの質問

電子メールの共有がしたい。

電子メールの受送信BOXの同時共有がしたいのですが
色々しらべてみてもなかなか出来ないようです。
あったと思ったらWEBサーバベースばかりです。
やはり無理なのでしょうか。
BECKYは共有は可能ですがどちらかのユーザーを切らないといけません。

投稿日時 - 2004-12-08 14:14:01

QNo.1118036

困ってます

質問者が選んだベストアンサー

 前段で、IMAPについてお話させてもらったものです。
私の会社でも、ある部署から、サポートセンターのお手伝いの案件がありまして、同様の問題を抱えました。

 その時はやはりIMAPを利用することとしました。
 お客様の環境は、POPのみでしたので、以下の方法をとりました。

 1.私ども社内にIMAPサーバを設置(以下サーバα)
 2.サーバαには fetchmail と procmail をインストール
 3.fetchmail で相手サーバからメールをサーバαへ定期取り込み、振り分け
 4.各サポートスタッフは、サーバαを参照
  (MUA はなんでもいいです。うちもたまたまBecky!ですが)

という流れです。

 これにより、お客様サーバにはIMAP環境はありませんでしたが、サーバαにはIMAPを設定したため、サポートを行うスタッフ間では

 送信メール
 受信メール

共に、共有が可能となりました。

 その後、同じメールに対して複数のサポートスタッフが返信してしまった例が出たとの事で、対応中のフラグが欲しいとの事でした。
 これには限界はありましたが、まずはIMAPによりフラグをサーバα内のメールに立てる処理を行ってもらっていましたが、処理に難があるとのことでしたので、途中で、PHPを利用したWEBでのメールサポートシステムを構築してしまいました。
 これについては、スタッフ同士が結局口頭でもサポート対象のメールを管理できれば良いかもしれませんが、サポートの特性上、品質向上ということで、対応いたしました。(ちょっとやりすぎかな・・と思うところもありましたが)

 メールサポート用のWEBアプリケーションは販売されていたりもします。(対応中のフラグも付けられます)
 そのようなソフトをお使いになるのはいかがでしょうか。

 メールサーバを立てることになりますが、今回はHUBサーバになるため、環境としてはセキュリティは確保された場所に設置することとなると思います。
 ですから、それほど環境的にはシビアでないと判断しますがいかがでしょうか。

 fetchmail や procmail は歴史もあるソフトなので情報も豊富ですが、まずサーバを立てることへの技術的問題があるならば、またそこが問題になるかもしれません。

 慣れた人だと、OSからのインストールでも1日の作業の事ではありますよ。(参考)

投稿日時 - 2004-12-14 19:38:11

補足

貴重な体験談をありがとうございます。
メールサポート用のWEBアプリケーションも検討したのですが、調べたかぎり別途サーバが必要であったり、
ASPであったり、価格が合わない点もあり見送って
おります。
何かお勧めのアプリがあればご紹介をお願い致します。
メールの共有について安易に考えておりました。

投稿日時 - 2004-12-14 23:12:37

ANo.14

このQ&Aは役に立ちましたか?

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回答(16)

ANo.16

正しい使い方ではありませんが・・

Al-mail32というメールソフトは、メールボックスを共有フォルダにすると、送信箱・受信箱が複数台のPCで共有できます。
1日に1000通というレベルでは試したことがないですが、数台のPCで1日数十通というレベルで2年ほど使用していますが、今のところ不具合はでていません。

ただし、アウトルックエキスプレスから分割送信されたメールを受信した場合、突然プログラムが終了したりするので、そんな時のみアウトルックエキスプレスで受信しなければいけませんが。

投稿日時 - 2004-12-24 22:49:12

補足

アドバイスをありがとうございます。
Al-mail32のソフトは名前だけは聞いたことが
あるのですが、分割されたメールもたまにありますので
難しいと思われます。

投稿日時 - 2004-12-25 18:14:41

ANo.15

>プロバイダより付与されたe-mailアドレスの変更ができません。

素人考えですが・・
現在のプロバイダアドレスから転送可能であれば、現在のアドレスは受信専用として、受信メールを新しく設定したIMAP対応アカウントへ自動転送するという方法はとれないでしょうか。

たとえば、さくらインターネットのレンタルサーバーやメールボックスは、低価格で利用できてIMAPにも対応していますので、このようなサービスを組み合わせてみるのはいかがでしょうか。
ついでですが、さくらではメーリングリスト機能もあります。

http://www.sakura.ne.jp/rs/index.shtml

参考URL:http://www.sakura.ne.jp/rs/index.shtml

投稿日時 - 2004-12-15 09:40:20

補足

ご検討ありがとうございます。
プロバイダに確認したところアドレスは転送は出来ませんでした。

投稿日時 - 2004-12-15 12:18:19

ANo.13

やっとご質問者様の目的が理解できました。有り難う御座います。

実際に同業者の方でアドバイス頂ける方、もしくはそのようなシステム構築経験者様がご回答頂ければ良いのですが。。。
まずお客様とのやりとりで使用するメールアドレスは用途で1つに絞る。これはどんな方法でも必要と考えます。

案1:お客様への公開アドレスを公開型メーリングリストとして自分自身のアドレスも登録。このメールボックスをスタッフ全員で共有し、特定管理者のみが受信メールの削除や待避を実施する。

案2:IMAPの使用できるプロバイダへ乗り換えを検討する。自社ドメインなどでプロバイダを使用していれば移行できるはずなのでやり方については事前の今回の問題を前提でプロバイダに相談する。

素人考えて思いつく内容はこのくらいでしょうか。。同業他社様の有用なご回答が有ることを願います。

投稿日時 - 2004-12-14 15:55:54

補足

ご返答を何度もありがとうございます。
案1ですと送信メールも今一度自分自身で受信する
ことになる点をのぞけば有償・無償問わずメーリングリストサーバの安定性を考慮し採用が可能かと思われます。
案2ができれば採用したいところですが都合により
プロバイダより付与されたe-mailアドレスの変更ができません。

投稿日時 - 2004-12-14 23:02:40

ANo.12

ANo.5の補足より
>メールの送信相手は通販用なので難しいと思われます。
すみません。意味が分かりません。。

私を含めご回答頂いている皆様がそろそろ疑問に感じていると思います。

最終的に何を実現する為にどんな機能が必要なのでしょうか?目的が見えないので憶測で回答する範囲では回答は出揃っているかと思われますよ?

又、可能条件不可能条件も補足説明して頂けますか?(IMAP非許容、自社でサーバを立てられない?など・・・)
このあたりが明確化されれば求めている回答に近づけると思いますよ。

投稿日時 - 2004-12-14 13:45:20

補足

ご説明が悪く申し訳ございませんでした。
現状でネットで商品を販売しております。
使用メールソフトはアウトルックエキスプレスです。
メール件数は1日に1000通の送受信をしております。
なかなか一人では処理が追いつかないため複数人数で複数PCで処理を行っております。
メールサーバに残すの設定をしております。
送信メールがそれぞれのPCでしか残らないため
送った受け取ったのクレームが発生しているところです。
これをなんとか無くしたいがために送信・受信メール
共に共有がしたいのです。

投稿日時 - 2004-12-14 14:40:55

ANo.11

>自動でBCCに入れば

Becky(Ver.2)は
ツール→メールボックスの設定→メール作成
ここで、常時付加したいBccを設定できそうです。

投稿日時 - 2004-12-13 11:12:23

ANo.10

>自動でBCCに入れば検討の余地はあると思われます。

Datulaというソフト(シェアウェア)では、「自分のアドレスをBCCに常に入れる」という項目があるようです。
http://manula.hp.infoseek.co.jp/kiso/kiso0060.html

Outlook Expressにはこのような機能はないので、
あらかじめBccにアドレスを入力したメッセージ作成画面を「名前を付けて保存」でデスクトップにでも置き、それを開いてメールを作成・送信する、という方法になるかと。
デスクトップに保存したファイルのアイコンをタスクバーにドラッグして入れておくと、起動も簡単だと思います。
ただ、返信で送信する場合には使えませんが。。

Becky!は使ってないので操作確認できないのですが・・
同じようなことをテンプレート機能で対処できないでしょうか?

参考URL:http://manula.hp.infoseek.co.jp/kiso/kiso0060.html

投稿日時 - 2004-12-13 09:54:21

ANo.9

ご希望の状態は IMAP と言うプロトコルで解決するかと思います。

 送信メールも受信メールも、基本的にサーバに保持します。
 当然の問題として、ファイルの削除メンテを怠るとサーバのディスクリソースを消費してしまいます。

 このIMAPを利用することで、送受信メールはいずれもサーバ内に保管されて、複数名で同じように見ることが可能です。

 MUAを通じて、フラグなどを立てたものも、共有されます。

 Becky!自体は、IMAPに対応していますが、サーバの方がIMAPを許可しているか?対応できているか?が問題になります。

 このあたりの話は参考になりますか?

投稿日時 - 2004-12-12 21:09:02

補足

現在使用しているプロバイダ及びレンタルサーバは
POPにしか対応していないそうです。
残念です。
自社でサーバを立てることは無理です。

投稿日時 - 2004-12-13 08:38:43

ANo.8

ANo.7・・・#3→#4です。
訂正します。

投稿日時 - 2004-12-09 12:36:36

ANo.7

#3です。
説明が分かり辛かったかもしれませんので、補足します。

#3の操作の概要・趣旨は

・メール送信時に、自分宛にも送信(Bccなどを利用)すると、別のPCやメーラーにも送信メールを取り込む(受信する)ことができます。
受信は既出の方法で(サーバーにコピーを残す設定)。

・さらに、受信したメールを差出人(自分)を指定してフォルダに振り分ける(OEではメッセージルールを適用する)ことで、他のPCやメーラーで送信したメールも一つのフォルダにまとめ管理することができます。

多くのメーラーで対応できるのではないでしょうか。

投稿日時 - 2004-12-09 12:28:33

ANo.6

すみません間違いました。。(ANo.5)
メーリングリストサーバ名はFMLです。。

投稿日時 - 2004-12-08 22:50:34

ANo.5

『送信も受信も共有が目的ですね?』
であるならばメーリングリストが一番良いかと。。
広告は入りますが無料のものも結構ありますよ。
Beckey等では自分が送信したメールを受信したときには送信者表示が『-->』の様になり判りやすいです。

又、固定アドレスのある環境でしたら自分でメーリングリストサーバをあげる方法もあります。(FLMとか)
WinNT系ならPOP受信型のメーリングリストも作れます。

送受信の情報共有が目的であればメーラ機能にこだわることもないかと。。
やりたいことがちがっていたらすみません。

投稿日時 - 2004-12-08 22:47:58

補足

メールの送信相手は通販用なので難しいと思われます。

投稿日時 - 2004-12-13 08:34:55

ANo.4

受信メールに関しては既に回答が出ていますので、送信メールについて・・

同時共有とは意味合いが違いますが、もう片方のメーラーにも同じ送信メールを保存できるように操作してはいかがでしょうか。

Outlook Expressを例に上げると
1.送信済みメールを共有するためのフォルダを新しく作成する
2.メール作成時に、Bccに送信アドレスと同じアドレスを指定する(自分宛にも送信する)
3.メッセージルールの適用で、送信者にユーザー(2.の送信アドレス)を含む場合、新しく作成したフォルダに移動するように設定する
両方のメーラーで同じように設定します。

元々ある送信済みトレイと新しく作成したフォルダで、送信メールが重複してしまって鬱陶しいかもしれませんが、送受信トラブルも考慮すると、送信トレイにもコピーは残しておき、後で削除するなりしたほうが良いでしょう。

あまりスマートな方法ではありませんが、このくらいしか思いつきません。
でも、これならいろんなメーラーで対応できそうです。

投稿日時 - 2004-12-08 20:39:41

補足

メールの件数がかなり多いためメールを作成するときに
自動でBCCに入れば検討の余地はあると思われます。

投稿日時 - 2004-12-13 08:33:30

ANo.3

Becky!のフォルダを共有して使用するのはだめですか?

投稿日時 - 2004-12-08 18:43:55

補足

BECKYは共有は可能ですがどちらかのユーザーを切らないといけません。同時に使用したいのです。

投稿日時 - 2004-12-08 19:33:58

ANo.2

No.1のかたの回答に追加でBecky2の場合を記します。

『ツール』→『メールボックスの設定』の受信メールをサーバに残すにチェック

で、xx日後に削除のxxに0以外の日付を設定。
これは共有したい人と決めて下さい。

っとすれば、xx日を経過したメールはどちらかがアクセス(POP3に)した時に削除されますね。

投稿日時 - 2004-12-08 16:01:44

補足

追記のアドバイスをありがとうございます。
Becky2にてもやはり送信済みメールの管理は
出来ませんでした。
BOXを共有は可能なのですが同時に1人しかできない
ようです。

投稿日時 - 2004-12-08 16:53:57

ANo.1

大体のメールソフトには、サーバにメッセージを保存するように設定ができると思います。そのようにすれば、メールを共有できます。但し質問の中にあったとおり、誰かがサーバに接続している時は他の人は接続できなくなります。
ですが、メールソフトの多くはメールの送受信(確認)の時しかサーバに接続しませんのであまり心配しなくても良いとお思います。(大きいファイルの送受信の時は接続を占有する可能性はありますが。。)

そのときの注意としては、メールがサーバに残ることになるので誰かが定期的に消さないとメールボックスの容量がオーバーするかもしれません。

ちなみにOutlookExpressの場合は以下のように設定すれば共有できます。
・メニュー「ツール」-「アカウント」を選択
・共有するアカウントを選択して「プロパティ」のボタンを押す。
・「詳細設定」のタブの下方にある「サーバにメッセージのコピーを置く」にチェックを入れる。

投稿日時 - 2004-12-08 14:55:51

補足

早速のアドバイスをありがとうございます。
やってみたところ受信メールは問題はないのですが
送信済みメールはそれぞれのパソコンでしか管理が
できませんでした。
無理なのでしょうか。

投稿日時 - 2004-12-08 16:51:50

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