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解決済みの質問

企業の管理職の方に質問です

こんにちは!
職場で、ある書類の入力及びファイリングをして居ります。
その書類の押印は、申請部署と、その書類そのものの提案部署及び管理部系にいるわたしの上司が押印しています。
その書類は、主に案件の概要の記入事項に不備が多く、わたしの方も困って居りますが、上司に相談をしたところ、自分はその辺は見ていないので知らないと言われました。
しかし、その書類上、彼は押印している訳で、「見ていない」「知らない」という言い分は、社会人としておかしい(あまりにも無責任)と思うのですが、管理職をされ、日々、押印をされている方は、どう感じられますか?
確かに、気が乗らなかったり矛盾を感じる業務と言うのは、どこにでも、誰にでもあると思うのですが、自分用に設けられた押印欄に押印した以上、その書類の全てに、責任は発生すると思うのですが・・・。
上司に対し、矛盾を感じる一方で、わたし自身の感覚がおかしいのかと、自問して居ります。
宜しくお願い致します。

投稿日時 - 2008-05-23 12:23:09

QNo.4043831

困ってます

質問者が選んだベストアンサー

勝手な想像ですが、あなたがとても神経細やかで書類の細部にまで注意を払っていらっしゃるのを分かっているから、上司は安心してメクラ判を押していられるような気がします。上司から信頼されていると思って、今後も今まで通りのやり方で仕事に励まれたらよろしいかと思います。

以下はあくまで私と私の知り得る上司の場合です。あなたの会社、あなたの上司に当てはまるかどうかは分かりません。ご参考まで。

大勢に影響のない書類と判断したのなら、中身なんて細かく見なくて正解です。その書類全てに責任を負う者の権限で書類に押印しているのなら、どのような考えで押印しようとも、残念ながら部下がとやかく言う権限はないのです。

責任と権限はセットになっています。部下は権限がない代わりに責任を負わなくてよく、不備があれば部下が修正(仕事)すれば良いだけです。それは面倒かも知れませんが、それが部下の仕事なのです。

不備のまま書類が流れ、そのために会社に損失がでたなら、押印した上司が責任を取ることになります。そんな危険性のある重要な書類であれば、上司も中身をよく確認するはずです。(もしくは、信頼できる優秀な部下を選び書類の作成、点検を指示するはず。必要ならダブルチェックも)

無責任なのは、押印しておきながら責任を回避する上司です。私の経験では、中身を細かく見る上司ほど責任を取りたがりません。責任を取るのが嫌だから中身を良く見るのだと思います。とにかく自分で見ないと気がすまない。大した書類じゃないのに時間をかけて些細なところまで点検されるそんな上司の方が業務に支障を来たすので困り者です。

いくら入念に書類を見ても、人のやることですから見落としがあって当然です。中身を細かく見るような上司は、書類の不備で更に上から叱責を受けると、書類を作った部下を責めることが多いのです。

メクラ判を押すような上司は、不備があっても部下をあまり責めないので、部下からすると気楽に押印しているように見えるかも知れませんが、実は書類の重要度や作成者の力量を的確に判断して、適度に中身をチャックしています。

投稿日時 - 2008-05-23 22:48:11

補足

ご回答を下さった皆様、貴重なお時間を割いて質問に答えて下さり、ありがとうございました。こちらのスペースを借りて重ねて御礼申し上げます。
とりあえず、上司の対応に疑問を感じたわたしの感覚は、そう間違ったものではないようだと安心できました。
人間関係を悪化させても後々面倒なので、件の上司に対しては、最近では、五感全てを目の粗いザル状態にして流すようにしつつあったのですが、あまりにも無責任な発言があった為、第三者の方々の客観的かつ冷静なご感想を頂きたく、質問をさせて頂きました。
とても勉強になりました。
・・・ちなみに、今回のような場面に遭遇した場合のわたしの心の叫びは、「ボクが経営者だったら、キミは即刻クビだよ、クビ!」

・・・わたしも、例えバーチャルでも、クビにならないように、がんばります!

投稿日時 - 2008-05-28 12:06:02

お礼

s_kudouさん、お礼が遅くなりましたが、アドバイスをありがとうございました。

当該書類は、監査の際にチェックされるもののひとつです。
ですから、決して、適当で良い書類という訳ではないと思うのです。

それにしても、s_kudouさんは、冷静で鋭い観察力をお持ちですね。
タイプして下さった内容の、ひとつひとつから、そう感じられます。
何だか、視野が少し広くなれた気がします。
とても勉強になりました。

投稿日時 - 2008-05-26 18:19:21

ANo.11

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回答(11)

ANo.10

No6です。
>もし、お時間がおありでしたら、過日のわたしの質問もご覧になって下さい。
はい、拝見しましたよ。ますます当てにできないですね(^^)
ご質問の、どう思うか、自分の感覚はおかしいか?という点については先に回答したとおりです。

ご質問からは逸れますが、大きな子供がいると思って、面倒見てあげるしかないなと感じました。上司は選べないので。
子供には大人の理屈は通じません。自分の好きなことしか見ないし聞きませんもんね。この上司は永遠の子供といったところでしょうか?

私なら、最初に回答したとおり、上司以外の関係者の方をなんとか動かします。
あなたが確認して見つかるのなら、記入時に同じことをしてもらえば間違いは減るはず。要はどうやってそんな面倒なことをしてもらうか、どうすればその面倒が減るか、ということですが。
完璧な対策なんてないんですから、まずは悩んでないで「やってみる」のが良いのではないですかね~。

投稿日時 - 2008-05-23 18:45:08

お礼

kansas2さん、お礼が遅くなりましたが、再度のアドバイスをありがとうございました。

「大きな子供」ですかぁ~~~。
あんなに可愛くない子供を産んで育て上げて来たと思い込める程、自分の実力に自信が無いし(^^;)、有給だからボランティアとも言えず、つまり、介護をしていると思えばいいのかもしれませんね。

この書類に関する限り、上司以外の関係者も、(1)むくれるタイプに、(2)他人事タイプ なんです。
・・・何だか、自分がろくでもない会社に居るような気がしてきました。

投稿日時 - 2008-05-26 18:11:56

ANo.9

1ですが、お礼欄を拝見しました。
>「急を要さないけれど、企業として整備しておかなければならない」という類のものです

なるほど、あなたの業務上は大切なものですが、その上司からすれば大したものではないという認識のズレがあるのかもしれませんね。そういうことは往々にしてあるものです。

>部下のわたしにも判断をフル事が日常的にある為、「それはたしの業務ではありませんので」とか「わたしがそう言える立場ではありませんので」とはね返します

はね返しては駄目です(笑)
せっかく頼られているのですから、コンプラ上で問題のない可能な範囲で対応しましょうよ。「私の業務ではありませんので」って外資系ですか・・^^;
あなただけが頼りなんです。

あなたの上司がいい加減な押印を押すのはもちろんいけませんが、やはり担当レベルの人間が、決裁権者に間違った押印を押させないよう気配りや確認等を行うことも必要でしょう。

あなたが工夫して、自分の業務や他部署との連携を円滑に行うにはどうすれば良いか?を考えてみる。
その上司に書類が回る前(押印前)に「最近、誤字が目立ちますので私が先に確認して気付いた点はマークしておきましょうか?」と、少々出しゃばってみて事後の対応を楽にするとか、まぁそんな感じで上手く考えてみてください。

投稿日時 - 2008-05-23 15:21:14

お礼

september6さん、お礼が遅くなりましたが、再度のアドバイスをありがとうございました。

>「私の業務ではありませんので」って外資系ですか・・^^;
デへへへ、一応、そうなんデス。企業体質はコテコテに日本企業ですが・・・。

わたしの手許に書類が来る時は、いつも、既に全ての押印が終わっている段階です。
ですから、上司氏としても、多少なりともプライドにひっかかるようで(某一流私立大学卒/実家にお金があれば某最高学府に受かっていたと思うと豪語するプライド)、間違いを指摘すると言い訳から始まり、挙句の果てには、「そこは担当外(自分で勝手に決めている)だから見ていない」となり、自分の認印が既に押してある書類を、申請部署の方に戻すのが嫌なようです。

もともと、例えば、わたしが「この○○、改善しましょうか?」と言った仕事を、「それを改善すると支障があるからだめだ」と言っておきながら、後で別の男性社員にやらせる、コテコテの男尊女卑型なんです。
・・・はっ!!!何だか愚痴っているみたい。すみませんっ!!!そんなつもりではなく(ここまで書いといて・・・)、本題に戻ると、つまり、どの辺が彼の「面倒だから押し付けたい」と「でしゃばって欲しく無い」のラインなのか、見極めなければならないのだと思っています。
がんばりますっ!!!

投稿日時 - 2008-05-26 18:03:26

ANo.8

#3です。
お礼欄を見ましたが、初めからそう言ってもらえると助かります。

解決法はあなたが#1様のお礼欄で言っていますね。
ご自分で動ける範囲で動いたほうがいいのですが、要は上司を含めて同僚の人間、つまりチームをうまく活用することが大事だと思います。
上司であれば「印鑑が押してあるから責任が…」ではなく、あなたならどうお願いしたら快く引き受けてもらえるかを考えてみましょう。
同部署の男性を使うのも手です。
また上司に動いてもらい、その問題のある担当部署の男性の上司とあなたの間にパイプを作ってもらうのも手かもしれません。

ただし、本来であれば書類を来た道を送り戻すのが筋だと思いますので、報告もかねて上司に戻すべきですね。

あなたの創意工夫次第ですよ。

投稿日時 - 2008-05-23 14:50:22

お礼

mojittoさん、お礼が遅くなりましたが、再度のご回答をありがとうございました。

ううう~~~んんん・・・、わたしの創意工夫ですかぁ~。
そうですよね。
それが出来てこそ、スーパーOLですよねっ!!!
難題山積ですが、頑張ってみます。

投稿日時 - 2008-05-26 17:43:41

ANo.7

判を押した以上は責任を負うのは質問者の言われるとおりです。感覚は間違ってはいないと思います。
ただ、責任を負っても中身ひとつひとつを理解してるかは別の問題になるかと思います。

私の昔いた部署の上司は営業部門で見積や請求書、受注表以外にも提案書、社内の連絡表、総務関係・・・全ての書類の目を通し承認の印を押すだけで1日が終わってしまいます。営業なので外出も多く、承認が滞ることも多くあるため、条件を決めて(金額が大きいものなど重要なもの以外)捺印を部下に代行して捺印していました。代行で押したもののうち後で何か問題が発生したものだけ、中身や状況を把握して対応といった感じでした。

営業部門以外でも、管理職宛ての電子メールだけで毎日200件もあり全部読んでいたら仕事にならないとのことで、やはり捺印などは形式的に押すだけが多かったようです。中身の問い合わせは全て担当者で、問題があったときだけの対応です。

要は捺印した以上は責任は負いますが、個別の案件の対応は担当者まかせになるかと思います。問題が発生したときに絡んでくるといったところでしょうか。

「見ていない」「知らない」という言い方は明らかに良くありませんが、全書類の中身を全て把握している上司はそう多くはないと思いますよ。把握する時間もないでしょうし。管理職は中身は知らない、でも責任だけは負わされるものというものと割り切って考えたほうがいいかもしれません。

投稿日時 - 2008-05-23 14:41:08

お礼

yama1998さん、アドバイスをありがとうございました。

>ただ、責任を負っても中身ひとつひとつを理解してるかは別の問題になるかと思います。

現実問題として、確かにそうですね。
ただし、それを当てはめられるのは、忙しい人物だと思います。わたしの上司の場合は、残業は平均して一時間程度で、それも他部署の手前残っているだけです。まして「自分は関係ない」的発言をする訳です。

でも、yama1998さんのかつての上司の方のような状況と、それに伴う職場環境もあるのだと知り、勉強になりました。

投稿日時 - 2008-05-23 16:51:37

ANo.6

どう思うか?ということですので、まず、責任の有無については仰るとおりだと思います。
押印する以上は「自分が気になった点」は確認し、必要なら訂正等を求めるべきと思います。

一方、間違いには気づいたけれど、誤字等の影響のない程度であれば、いちいち訂正までは求めない、という場合もあります。
あるいは自分にも会社にも不利益になることはないと判断し、押印することもあります。

もちろん、押印した以上は責任がありますので、何か問題が発生したときは責任を問われてもかまわない、という認識は持った上でですが。逆に言えば、この許容範囲を超えていれば、当然押印はできません。訂正を求めます。
したがって、あなたの感覚がおかしいということもないと思います。

ついでながら、そんな上司を当てにしてもしょうがないので、ご自分でアイデアを提案してチャチャッと改善しちゃいましょう。部門を超えていて難しい、という状況であれば、上司に「こうしますよ」と断った上で、関係部門のキーパーソンに直接相談されたらどうかと思いました。
その上司がいい加減な人なら、自分の仕事が増える訳でなければ、何も文句言わないんじゃないかな。

投稿日時 - 2008-05-23 13:37:20

お礼

kansas2さん、アドバイスをありがとうございました。

うーーーん。誤字脱字の範囲なら、汲み取れる部分あり、そう問題にもしないのですが、例えば案件の金額の桁を間違えていても、そのままなのです。
桁といっても、「300と3,000円」程度の間違いではなく、ゼロが増えて行けば、間違いの程度も深刻になる訳で、確か先日は、1億1千万円が間違って記入されていて11億だったんです。
これって・・・、許容範囲では・・・、無い・・・ですよねぇ???

「そんな上司」・・・・確かに、おっしゃる通りなんです。
人間的には悪い人ではないし、職場だけで上手くやって行ければいいやと割り切っているつもりですし、あまり人様を悪く言える立場でもないので、頑張って居りますが、もし、お時間がおありでしたら、過日のわたしの質問もご覧になって下さい。

http://oshiete1.goo.ne.jp/qa3431372.html

投稿日時 - 2008-05-23 16:42:04

ANo.5

質問者さんの言われることは、全くそのとおりです。
ただしそれは、世間一般的に普通の会社で組織が正常に働いている会社ではそうですよ、ということです。
世のなかにはいろいろな会社があります。その会社での「常識」は千差万別です。例えば「管理職」「上司」と言っても名ばかりも多いですよね。責任の所在もその会社の慣行次第でしょう。
そうですから、上司に対し、矛盾を感じる一方で、わたし自身の感覚がおかしいのかと、自問する必要はありません。ただし、普通の人ならそう自問するでしょうがね。
質問者さんの会社の人的構成の実態が不明ですから、これ以上は言えません。

投稿日時 - 2008-05-23 13:26:44

お礼

naocyan226さん、アドバイスをありがとうございました。

>ただしそれは、世間一般的に普通の会社で組織が正常に働いている会社ではそうですよ、ということです。

規模の割には、正常に働いていない会社だと常々思って居ります。
でも、確かにそうですね。「社会の常識」=「会社の常識」ではないですよね?
自分の感覚を自問する必要が無いとおっしゃって頂き、おかげで少し気持ちが軽くなりました。

投稿日時 - 2008-05-23 16:25:35

ANo.4

中身も見ないで責任者が判を押すことを、俗に「めくら判」と言いまして(今となっては差別用語ですみません)社会人としてはやってはいけないことと言われています。
おっしゃるように、上司は判を押した以上、全責任を負います。

上司は常識が無さ過ぎです。
何の為に、上長印を押す欄があると思っているのでしょうか?
何かそのことが問題とならないと、改まらないでしょうね。
上司のその上の上司に言うと、改善されても関係がこじれそうなので気をつけて行動してください。

投稿日時 - 2008-05-23 13:20:31

お礼

mori_izouさん、ご回答をありがとうございました。

そうなんです!「○くら判」なんです!
それも、押印者、ほぼ全員・・・。
∴わたしが、誤記入などの発見者となる訳です。
上司のその上の上司・・・も、90%の確率で、話が面倒になるだけだと思いますので、その線はやめておきます。

投稿日時 - 2008-05-23 16:18:13

ANo.3

押印をした書類について、「見ていない」「知らない」はマズイですね。
あなたの言うとおりです。

でも、印を押した書類に関して責任が発生するかといえば、そうでないこともあると思います。
もし書類上に『責任者』の欄があり、そこに印があれば、その人の責任と考えるのが妥当です。
また、書類に不備があろうと、その人(あなたの上司)が見るべき欄についてのみ、ちゃんと書いてあれば、印を押すのは普通だと思います。

質問文の後半に関しては、「書類に不備があり、その書類には何人かの印鑑が押してあります。私のせいじゃないので誰かに責任を取ってほしいのですが、手っ取り早くうちの上司の責任にしたいです。」と言っているように解釈ができます。
(かなり捻じ曲がった見方をしてすいません)

管理系の仕事は、その職務上責任は重大です。
書類のミスも見逃すことはできません。
ただ、実行に際してのミスをせき止めるのが管理系の仕事で、その仕事の前提は「書類には不備がある」です。
不備を指摘して差し戻すのが仕事であって、「誰の責任だ!?責任を取れ」というのも、変だと思います。

投稿日時 - 2008-05-23 13:17:10

お礼

mojittoさん、ご回答をありがとうございました。

書類上、『責任者』の欄はありません。

>また、書類に不備があろうと、その人(あなたの上司)が見るべき欄についてのみ、ちゃんと書いてあれば、印を押すのは普通だと思います。

「上司が見るべき欄」は・・・微妙です。本人は、その感覚のように感じます。
ただ、不備が多くある欄は、その書類の基本部分で、案件の概要や金額などを見ずに、各項目をチェックするというのは、片手落ちのように思えるのですが・・・。

>(かなり捻じ曲がった見方をしてすいません)

・・・ソノ、捻じ曲がった見方をされてしまった部分ですが、書類の起案部署(責任部署とも言えます)の担当者の男性が、女性に不備を指摘されるとご機嫌斜めになるタイプで、わたしも言い辛く、また、管理職のエライ方々が全て押印された後に見つかる不備の数々なので、あまり正面切って言えず、それでは、押印したわたしの上司氏に言ってもらおうと思っているだけです。書類の最終的な責任の所在は明確ですので、今回質問をさせて頂いた件では、ほとんど意識していませんでした。
ですので、

>「誰の責任だ!?責任を取れ」というのも、変だと思います。

という状態にもなっていませんし、そんな風には全く思って居りません。

投稿日時 - 2008-05-23 13:54:48

ANo.2

質問者さんの考えの通りです。

判を押した書類には必ず目を通します。
目を通さず判を押すなど怖くてできません。
当然、見ていないでは済まされません。

投稿日時 - 2008-05-23 12:54:38

お礼

mat983さん、ご回答をありがとうございました。

>目を通さず判を押すなど怖くてできません

わたしは一般職ですが、おっしゃるのと、同じ感覚です。
それは、どんな書類でも、そうだと思うのですが・・・。

投稿日時 - 2008-05-23 13:38:58

ANo.1

その「書類」というのが何なのよくわかりませんし、重要度も不明ですが・・、

>その書類上、彼は押印している訳で、「見ていない」「知らない」という言い分は、社会人としておかしい(あまりにも無責任)と思うのですが

あなたの仰ることは正論ですね。正にそうあるべきです。

>自分用に設けられた押印欄に押印した以上、その書類の全てに、責任は発生すると思うのですが

それも仰る通りかと思います。で、押印した責任の発生というのが、入力やファイリングをしているあなたに対するフォローか?と問われれば「それは違います」とお答えします。

そんな具合です。

投稿日時 - 2008-05-23 12:40:38

お礼

september6さん、早速のアドバイスをありがとうございます。
その書類は、コンプライアンス関係の書類で、「急を要さないけれど、企業として整備しておかなければならない」という類のものです。

決して愚痴では無いのですが、「当該上司氏」は、根本的にこういった傾向のある人物で、部下のわたしにも判断をフル事が日常的にある為、「それはたしの業務ではありませんので」とか「わたしがそう言える立場ではありませんので」とはね返します。
でも、内容によりますが、上司がフッテ来るのなら、管理職でもないわたしでも、(面倒だから)やってしまっていいのかなぁ~?と思うことも度々あります。
上手く上司をコントロールする技を、身につけなければなりません!!!

投稿日時 - 2008-05-23 13:33:54

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