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解決済みの質問

ミスをなくしたい。

仕事のことで質問させていただきます。
子供は20歳を過ぎた娘が3人、現在は独身の49歳です。
5年前からある管理会社に正社員として勤めてます。
コールセンターで5年、ほとんどが派遣社員の方の中でシフト管理や指導などスーパーバイザー的な役割で主任をしておりました。
時間的には夜勤もあり大変でしたがそれなりにやりがいもありました。
今年の4月から突然の異動があり本社で業務課事務職になりました。
時間的には会社の営業時間ということで規則正しくなりました。
異動しても肩書きは主任としてですがすでに主任の方(39歳で主婦)がおり
その方から仕事内容を教えてもらっています。
教えていただいてもちっちゃな間違いや大きい間違いをおこしてしまい。
ほとほと自分ながらあきれてます。
だんだん6ヶ月たっても覚えが悪く、次の展開に持っていくことができないことで
話す口調がきつくなっているようです。
今までは私も教える立場だったので気持ちはわかります。
売上げ報告のFAXを間違えて違うオーナーに送ってしまったり
封書の宛名と中身と違っていたり ありえないこともしてしまいます。
オーナーに売上げ月報売上げ報告の数字が違ってしまい、しかも調べたら先月もです。 
「半年ぐらいで普通なら覚えるはずなのに」
「これでミスするのならまだまだ仕事はたくさんあるけれど
新しいことは教えられない」
教えて頂いてる方も忙しいのに申し訳ないとおもってます。
同じ主任の立場なのにこれではしょうがないです。

「私がしっかりしてないだけなのでもっと頑張ります」としかいいようがありません。
私が入る1ヶ月前に入社した20代の女性が同じ仕事をしていますが
決してミスもせず、仕事覚えも早く私のした仕事のチェックをしてもらっている状態です。

今日も私のおかしたミスによって始末書をその主任が書いて上司に提出しているのを見てると 申し訳なくて情けなくてたまりません。
「2度と同じ間違いをしないように気をつけます」と謝りましたが
「今度したらどうしよう」という気持ちが正直いまある状態です。
数字の間違い、うっかりミス、仕事の覚え方、気持ちももちかたなどいい方法がありましたら教えてください。
よろしくお願いします。

投稿日時 - 2008-10-10 23:44:22

QNo.4392636

困ってます

質問者が選んだベストアンサー

はじめまして。私も事務職をやっていますが、事務をやっていれば誰でも必ずミスはすると思います。ただ、そのミスをいかに少なくしていくかということが重要なのだと思いますし、また自分自身でミスを見つけ出し修正することができればそれはそれで良しと考えています。
私が実践している工夫はだいたい以下のような感じです。

(1) 整理整頓
 幼稚な話ですが、私はこれが絶対に一番重要だと思っています。机上にはその仕事に必要なもの以外は一切置かない、書類もその場で全てファイリングするなど。ミスをする人は机が汚い傾向があると思いますし、机上に書類が積み上がっているような人は事務職として周囲からも信頼されないのではないでしょうか。私は帰宅時には机上には何もない状態にしています。
(2) 業務日誌をつける
 これも当たり前のことですが、提出期限のあるレポートや出張の予定などのスケジュール管理、あと電話や口頭で依頼された用務などのタスク管理をカレンダー式の業務日誌で全てやっています。スケジュールやタスクの管理がカレンダーでしっかりできれば、半年先の用務でも忘れることはありません。パソコンで同じことをやっている人もいるようですが、私はこれだけは断然手書きノート派です。
(3) 書類は自分で必ず再チェックする
 どんなに簡単な書類でも、自分で作ったものは必ず自分で再度目を通す、推敲する、誤字脱字のチェック、数字のあるものは電卓をおく。これでかなりのミスは防げるはずです。
(4) 仕事の優先順位を明確にする
 緊急の用務、重要な用務、会議や稟議の必要な用務と、そうでない軽微な用務、緊急を要しない用務との優先順位を明確にして効率的に取り組むことで、特に優先順位の高い用務は早く仕上げミスをチェックする時間を作ることもできると思います。
(5) メモをとる
 業務日誌と一緒のものでいいと思いますが、ひとから教えてもらったことや会議の内容、自分のしてしまったミスの内容や対処など、簡単でいいのでノートにメモをとっておくことは重要だと思います。分からないことは同僚に教えてもらうことは構わないと思いますが、同じことを2度きいてはいけないと思います。もちろん同じミスを2度は許されません。
(6) 健康と睡眠
 健康な身体と十分な睡眠は「いい仕事」の必須条件です。

 以上、だいたいこんなところです。質問者さんと私とでは同じ事務職とは言えおそらく業務内容が違うでしょうからあまり参考にはならないかもしれませんが、何かのヒントになれば幸いです。

投稿日時 - 2008-10-11 00:22:09

お礼

ご回答有難うございます。
とてもわかりやすくまとめてくださりとっても勉強になります。
(1)整理整頓
終ったものを後でファイリングしようと置いて
他のもののファイルに入れてしまったりすることもありました。
机の上のごちゃごちゃ気をつけます。
(2)業務日誌
カレンダーで提出期限や予定を書き込んで把握してましたが
日誌までは書いてませんでした。
毎月ほとんど同じ業務の繰り返しですので作ってみれば
あとで反省や次の月の予定にも役立ちます。
やってみます。
(3)書類の再チェック
これはチェックしているつもりになってましたが
ミスをするということはチェックがされてないということです。
気が焦ってしまいこのくらいで大丈夫か~と思ってしまうのがいけないのだと思います。
再々チェック、電卓をそばに置き慎重にやってみます。
(4)仕事の優先順位
優先順位の高いものを先にやってから後から再チェックですね。
気をつけているつもりでしたが能率よく時間をとることが出来ます。
(5)メモをとる
あまりにもミスが多いので先日からつけるようにしました。
自分では忘れてしまっていますが教えて下さる方はまた聞いていると
あきれているようです。
メモは重要ですね。
業務日誌とともにやってみます。
細かい業務内容は違うでしょうが
事務全般に必要な大事なことを教えていただきました。
連休が終わり明日からまた仕事が始まります。
教えていただいたことを読み返し
今度こそはミスのないように気をつけてがんぱっていきたいと思います。
有難うございました。

投稿日時 - 2008-10-13 18:05:58

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回答(3)

ANo.1

おつかれさまです!お子様をもちながら懸命に日々の難問に立ち向かわれているご様子、頭があがりません。

家庭の切り盛りでプライベートも忙しいので、疲れがとれないのでミスを起こしやすいというのがあるかもしれません。アロマとかマッサージなどリラックスできるお店で軽いぜいたくしてみては、、、

20代の子は機械作業を覚えるのが早いと思います。携帯メールもめちゃくちゃ早いし、パソコンも得意で、自然につかいこなすとミスも少ないはずです。
個人差もありますが、、、。

また抱える仕事量が多いのも原因かもしれません。

あれもしないといけない、これも、とあたまにいろいろなものが入っているので、ミスになるのかもしれません。

あたまをからっぽにして、ひとつのことに集中できるよう、
箇条書きメモやスケジュール手帳におまかせして、とにかく集中されるとか、、、

また、送信ミスがあるのに、短縮ボタンとか使ってみえますでしょうか。
考えられるのが、電話番号の掛け間違いしないよう、丁寧に番号をうちこんだのに、違う場所を見ていた、、というようなことでしょうか。

作業の手間を減らして、確認しやすくするとか、、、

比べてもきりがないです。20代の子は20代のよさがありますが、
人生の先輩は、誰よりも知恵があります。人当たりもよいです。
尊重されるべきなので、気にしすぎて、ミスがミスを呼ぶことのないよう。どうか自信をお持ちください。

投稿日時 - 2008-10-11 00:04:51

お礼

ご回答有難うございます。
>あれもしないといけない、これも、とあたまにいろいろなものが入っているので、ミスになるのかもしれません。
仕事量は多くはないのですが
私の能力を超えている量なのかもしれないです。
終ったらこれもあれもしなくちゃと気が無意識にあせっているのは確かです。
与えられた仕事、これでお給料をもらっているのですから
頭を空っぽにしてひとつの事に集中してとにかくしっかりやってみます。
FAXは短縮ボタンはあるのですが送らなくてもよいものを一緒に送ってしまったり
似ている名前を勘違いして送ってしまったりが多いです。
再確認を怠らないで頑張ってみます。

有難うございました。

投稿日時 - 2008-10-13 17:45:22

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