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解決済みの質問

Eメールによる理事会を規約の臨時理事会と位置づけたいが・・・?

Eメールによる理事会を規約の臨時理事会と位置づけたいが・・・?

これはQNo.5969939で投稿しているものですが、規約違反に当たるかどうかについては「法律」カテゴリーで聞いては如何でしょうかとのアドバイスがあり投稿したものです。

(当初の質問)
当組織は「権利能力なき社団」と言われるもので、理事会を有しています。
理事会は毎月定例の理事会を開催していますが、緊急の議題や協議すべき議題が多いときは臨時理事会の代わりにEメールによる理事会(E理事会)を行っています。

このE理事会は議題と期限を明示したものを理事にEメールで送付し、Eメール上で議論をし議決するものです。Eメールのキーボード操作が余り出来ない理事が幾人かいますが「賛成」、「反対」の入力は全員できるようです。何人がE理事会に参加しているかは確認していませんので分かりませんが、返事の数で把握しています。しかし、返事が少数の場合もありますが、それでも「反対」の意思表示がないなら「賛成」したものと見なす様にしています。

ただ、理事会について規約には次のように規定しています。
1)理事会は、定期的に会長が招集すること。
2)会長が必要と認めたとき、又は理事の3分の1以上から請求されたときは、30日以内に臨時理事会を招集すること。
3)理事会は、理事現在数の3分の2以上の者が出席しなければ、議事を開き議決することができないこと。
4)理事会の議事は、前項の出席理事の過半数をもって決すること。

などが明記されています。しかし、E理事会のことについては、規約には何もありません。
IT時代ですから、E理事会があって当然と思いますが、やはり規約にないのが気になります。
これで、定例・臨時理事会と同じ効力を持たせて、執行事業やその予算及びその他物品購入の承認などをE理事会でも行っていますから、気になります。

投稿日時 - 2010-06-15 11:26:31

通報するQNo.5969939

#1の補足です。

 法的な問題点については「法律」カテで尋ねたほうがいいと思いますが、実務的観点からいうと、規約では理事会を会議体と位置づけているのにたいし、E理事会の実態がその条件を満たしているかどうか気になります。

 今は問題になっていないようですが、議決が無効であると提訴された場合、果たして対抗できるでしょうか。たとえば議事録の署名や保管はどうなっていますか。議決の際の本人確認はできていますか。

 安全策として、規約改正を急ぐのは当然として、過去のE理事会決定議題を改めて正規の理事会で確認しておくことも考えられます。


投稿日時 - 2010-06-17 02:17:57
補足 少々不安になって来ました。

1)議事録の署名や保管について、E理事会ではEメール上だけでの処理で済ましていますので、特にプリントアウトしたり、CDなどに記録などしていません。署名もしていません。
2)議決の際の本人確認は受信メールで確認しています。
3)E理事会の開催通知は、一方的に送るだけで、本人が受信しているかの確認は取っていません。
4)期限までに返事が無い場合は、賛成したものと見なしています。仕事で幾日も連絡が取れない人がいますので、その様にしています。つまり、反対及び棄権の意思表示以外は全て賛成としています。
5)その他、E理事会で議論に参加する人は大体限られています。理事の1/4ぐらいでしょうか。参加する人は間違いなくキーボード操作に手馴れた人です。

言われてみて、定例理事会に比べるとアバウトな運用をしている感じがして来ました。

以上がこれまでの経過です。
法律的に見て、規約違反であれば早急に臨時総会を開いてでも規約の改正をする必要があるかと思いますので、宜しくお願い致します。

投稿日時 - 2010-06-17 10:36:14

QNo.5974694

困ってます

質問者が選んだベストアンサー

権利能力なき社団は、原則自由です。 
補足の4は違法。
メールでの賛否に同意なきときは違法。 同意があって初めてできる。
議事録の保管は、少なくとも賛否の氏名は必要。

3,合法と考えられます。

定款で、理事会の賛否をメールでする旨の記載が必要。

投稿日時 - 2010-06-17 13:12:42

お礼

大変参考になりました。有難うございました。

投稿日時 - 2010-06-21 09:54:22

ANo.1

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7人が「このQ&Aが役に立った」と投票しています

回答(3)

ANo.3

まず、電子会議室(HP)を設置する規定を設けた規約が必要でしょう。
当然、本人確認システム、ログイン等に対するセキュリティーシステムの確立が必須でしょう。
安易なEメールでは成りすましや不正アクセスが存在するため認められないでしょう。

投稿日時 - 2010-06-17 17:35:15

お礼

アドバイスを頂きまして有難うございました。
十分に参考に致します。

投稿日時 - 2010-06-19 17:00:36

ANo.2

#1訂正
3行目、 事前に理事から、メール投票の同意が必要。

投稿日時 - 2010-06-17 13:49:05

補足

アドバイス頂きまして大変有難うございます。
アドバイスをまとめますと、
規約に「理事会を『E理事会』で行うことが出来る。その要件は定例理事会と同じとする。」と記載するだけでカバーできそうですが、他に記載すべきことがあればお願い致します。

投稿日時 - 2010-06-18 12:04:31

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