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締切り済みの質問

仕事のメモについて

上司の補助業務をしている者です。よろしくお願いします。

半年前から上司の仕事の補助をしており、仕事が専門的なこともあり、教えて頂いたことは、
すぐにメモするようにしていました。
最初は、メモ帳に走り書きで書いていましたが、内容がありすぎたため、エクセルを利用して、
自分なりにまとめてきました。そのほうが効率が良く分かり易いためです。
上司もそうしていいと言いました。

その上司が退職することとなり、一部の仕事を私に引継ぎしていかれました。全てをメモにまとめ、
デスクトップ上の自分の名前のフォルダに他の資料と共に入れておきました。
パソコン自体は、自分専用のものではありませんので、誰でも使うことが出来ます。

先月から上司の後任の中途採用の男性が来ました。後任の方は、私がいない隙を狙って、
今まで私がメモしてきたエクセルのデータをコピーしてなぜかネットワークに入れて好きな
ように使っています。なので、誰でも見ることが出来ますし、抜き出すことも出来ます。

パスワードも何もかけていなかった自分も悪いと思います。しかし、人のデータを何の断りもなく
自分のものにするのはどうなのでしょうか?正直、半年間もメモを取って頑張ってきたのがバカ
みたいです。前の上司に言われてマニュアルも作成し、引継ぎも時間をかけてやったのに、
データまで持っていかれました。

上の上司に相談しましたが、専用のパソコンでなければ誰でも見られるし、引用されても仕方ないと
言われました。しかし、その上司は、私が部署異動になるのですが、その時は、ここの共有の
データを持ち出してはいけないし、使うときは必ず言うようにきつく言われました。

私は、どうしても矛盾しているように感じます。私のデータは、他部署を含め誰もが持ち出して引用
してもいいのに、部署のデータを私が持ち出しすることはやめて欲しいと言うのは、どういう意味でしょうか?

投稿日時 - 2011-11-02 20:54:59

QNo.7109373

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回答(9)

質問者様の思いは女の友人や母親とか姉妹(いたら)にぐちったらよかったのです。
もっとも、いわゆるビジネスで生きていない人相手にね。
会社に勤めている女性であっても、仕事が補助的な役割の範疇にある人にです。

「・・・・こんなことあったんだよ~信じられる?」ってね。
「え~信じられへん。ひどい男だね!!」って共感してくれますよ。
クレヨンしんちゃんのママのみさえさんとかサザエさんなら一緒になって怒ってくれますよ。
あなたが欲しいのは冷静なビジネスの指摘じゃないのでしょ。
なのにここの回答者さんときたら、よってたかって質問者様のこと「いさめて」くれています。

私も女なので、質問者様のような目にあったらなんだよ!!って思いますよ。
私のノート勝手に読まないで!!ってね。
でも、そのノートを会議室においてきたのは自分だからね。
その盗まれたものが新製品の企画書のアイデアっていうなら、あれは私が書いたものですって上司に訴えもしますが、それにしたって聞いてもらえるか微妙なのがビジネスの世界。
ましてや、仕事のやり方を書いた単なるメモ、人からみたら「リアルなマニュアル」なんでしょう。

女だけど、会社で長いこと仕事をしてきました人間としては、答えはここの回答者と同じなんです。
あなたと知り合いで、面と向かって言われたら愚痴を聞いてなぐさめるにとどめておきますけどね。
勝手にみてもいいのですか?って言われたたら、確かに人としてはどうかと思います。
ですが、自分のものとは言ってもあくまでも仕事上知りえた話であり、おいておいた場所がみんなが見れるものである以上、仕方がないですね。
男である上の上司に訴えられても、その方も困ったでしょうね。
立場上、「女のグチ」は聞けないのです。
そうしたおきて破りをしたした質問者さんに対して、冷静な「情報の持ち出し禁止令」を出したのですよ。
情報って言ったって、あなたが書いたメモに過ぎないのですけどね。
仕事上の内容であれば「情報」になってしまうものですし。

繰り返しますが、こうしたグチはお母さんにでも言っておくことです。

投稿日時 - 2011-11-09 08:58:17

データって書かれていますが、あくまでもあなたが仕事中つかんだコツをメモッたものなんでしょう?
部署外持ち出し禁止なんていわれてしまったようですが、そもそもあなたが作らなかったら存在しなくてもいいモノなのですし、会社共有のデータってほどのものでもないでしょう?

マニュアルを作成して引継ぎをしたとのことですが、その方にとってはそのマニュアルより、あなたがメモったデータの方が相当役立つ代物だったのではないでしょうか?
共有PCのディスクトップに自分のメモを置くということ自体が私には理解しがたいのですけどね。
自分の大事なメモなら専用のUSBメモリーなどに入れておけばいいのでは?
それはやってはいけないことになっています?
もし自分が同じ状況だったら・・ですが、パスワードはかけないですね。
共有PCでそれをするってどうなのかなぁって思いますし。
そこにあるものは共有のデータって認識なんだと思いますしね。
それでも、自分のフォルダーを作ることが許されるなら、意味不明は名前のファイルでもいくつか作っておきますかね。。。

まあ、いずれにしろそれは「データ」というよりは使い勝手のいいマニュアルってことなのではないでしょうか?
それを使って皆がスムーズに作業できるようになるならなんの問題もないのでは?
閉鎖的な教えられ方にあなたは苦労したのでしょう?
だから他の人にも同じように苦労しろってこと?

なんだか狭いなぁ・・・って思います。

投稿日時 - 2011-11-04 20:18:57

お礼

回答ありがとうございます。

データというより、ただのメモと言ったほうがいいかもしれません。
その人にとって、何が分かり易かったかは私は知りません。
そもそも何のためにそうしたのかも分からないです。

皆のために私はマニュアルを作成し、配布しました。引継ぎもしました。
メモについては一切何も言ってないです。
共有のパソコンだからと言って、勝手に使って間違いがあったと言われても
私は何も出来ません。勝手にしたことに何も責任は取れないです。

他の人にも同じように苦労しろとは思ってないです。
でも何も言わずにメモを使うのはいいことなのですか?
そんなことしなくても、マニュアル見て分からないことがあったならば
自分からいろいろ質問したりすれば良かったのではないでしょうか?

投稿日時 - 2011-11-08 14:26:30

ANo.7

個人のスキルと会社のノウハウを混同されているようですね。
個人のスキルは自分でつかみとっていくものです。
しかし会社のノウハウ(仕事の手順とか作業の方法)は複雑であればできるだけ整理して
だれでもやれるようにすることが大切です。
あなただけしかできない業務なんてのはありえません。

会社の仕事としてあなたがなすべきことはあなたが努力して、学んだノウハウを
整理して、できれば手順も簡単にするなどして、新入社員でもできるようにすることです。
1年かかってて学んだことが3日の引継ぎでできるようになれば、会社にとっては大きなメリットですし、
そのことに対してはあなたも評価されるはずです。

個人のパソコンスキルとか法律スキルとかいろいろの仕事で利用するスキルはこれは自分に身につくものですね。

すばらしいマニュアルを作って上司の了解を得て、OPENしてみてはどうでしょう。

※機密データが含まれている場合は別ですよ。

投稿日時 - 2011-11-03 09:31:10

お礼

回答ありがとうございます。

確かにデータは会社のものです。私が間違っていました。
私の勤めている会社自体、まだそこまでの体制が整っていません。
昔ながらの会社なので、メモは取らずに仕事は実践で覚えていく
というのが、上司がもともと言っていたことです。
会社全体がそうならば、もっとやり易かったと思います。

本来ならばマニュアルと引継ぎだけで十分だったはずです。
私が部署異動したなら、また怒られながらメモ取る日々なのです。

投稿日時 - 2011-11-03 10:46:42

ANo.6

こんばんは、サラリーマンです。

私だったら、自分が作ったノウハウのメモを他人が使ってくれたら、
自分のやったことが他の人の役に立てた、と思って喜びます。
逆に誰も使ってくれなかったら、せっかく作ったのに人の役に
立てなかった。と、悲しくなります。

仕事はチームプレーですから、他の人が楽になるように支援するって
ことも大事です。それをやっていればそのことが評価されるはずです。

個人プレーでなくチームプレーだと思えば納得できませんか。

投稿日時 - 2011-11-03 01:47:52

お礼

回答ありがとうございます。

確かにデータは会社のものです。私が間違っていました。
私も自分の作成したものが役に立てたなら嬉しいと思います。
もし後任の方が、一言言ってくれたなら私もここまで思わなかったです。

私がいない隙をねらってやった行動や態度がいくら上司といえども納得が
いかないのです。

投稿日時 - 2011-11-03 10:22:33

ANo.5

>仕事のノウハウは、誰かが提供してあげるものではなく、自分の力で得ていくものでは
>ないでしょうか?
そうすることで会社の業績が上向くのでしょうか?
そうでなければただの時間(人件費)の無駄遣いです.

No.4の方が仰られているように機密に関わる情報ではなく,かつ業務時間中に作成した業務に役立つファイルであればむしろ積極的に共有すべきでしょう.

企業ではナレッジマネジメントといって,
個人の持つ知識や情報を組織内で共有して,それを有効に活用することで業績の向上を図ることは常識です.

投稿日時 - 2011-11-03 01:20:04

お礼

回答ありがとうございます。

確かにデータは会社のものです。私が間違っていました。
もし後任の方が、一言言ってくれたなら私もここまで思わなかったです。

私は、マニュアルを作成して、引継ぎもしました。
データには、どの仕事をいつやるかまで詳しく書いてあります。データを使うつもりだったなら、
マニュアルも引継ぎも必要なかったです。それこそ時間の無駄だったのかもしれません。

引継ぎの時もふてぶてしい態度で、早く終わらせて欲しいという感じでした。ここまでして
お礼なんて言われたこともないです。なんだか腑に落ちません。

投稿日時 - 2011-11-03 10:03:40

>それを勝手に使う上司は、人としてどうなのでしょうか?

ここまで言うのは、違うと思いますよ。
会社のパソコンのデータの所有権は会社にあります。自分が苦労して作ったのにという気持ちは分かりますが、みんなが見られる場所にあって、仕事をするために有用なものなら、使うのが当然です。

私にはあなたの勘違いに思えます。
会社の業務時間中に業務に関するものを作成したのであれば、それはあなたの私物ではありません。そのデータをあなたが作っていた時間に対しても、会社はあなたに給料を払っているのです。当然、所有権は給料を払った会社にあります。

投稿日時 - 2011-11-03 00:40:29

お礼

回答ありがとうございます。

確かにデータは会社のものです。私が間違っていました。
もし後任の方が、一言言ってくれたなら私もここまで思わなかったです。

私は、マニュアルを作成して、引継ぎもしました。
データには、どの仕事をいつやるかまで詳しく書いてあります。データを使うつもりだったなら、
マニュアルも引継ぎも必要なかったです。

引継ぎの時もふてぶてしい態度で、早く終わらせて欲しいという感じでした。ここまでして
お礼なんて言われたこともないです。なんだか腑に落ちません。

投稿日時 - 2011-11-03 09:54:27

会社によるのでしょうが、私の勤めている会社(かなりのセキュリティが必要な業界です)では、この質問に書いていることは当然のことで、何の違和感も感じないです。

業務内で作業していること、業務内で作ったもの(データ)は全て会社のものです。自分のものではありません。社内メールも、すべて上司がチェックすることができます。
ですから、私の会社では、誰かが作ったデータを他の社員が使っても、まったく問題にはなりません。

ただし、ある以上の役職の者しか参照できないデータは存在します。データの流出リスクを最小限にするため、必要のない部署にデータを公開することもしません。したがって、部署間では基本的にデータの相互参照はできません。自部署のデータを勝手に他部署に渡すこともできません。

投稿日時 - 2011-11-02 22:49:40

お礼

回答ありがとうございます。

仕事を教わるときにメモを取りますが、私はそれをエクセルで打ち込みました。
仕事で必要なデータは、誰もが使ってもらって構いません。
ですが仕事で分からないことは、自分で聞いて確認をするし、
自分でメモを取って覚えていくものではないでしょうか?

パスワードもかけずに共有のパソコンに入れたのは、私が悪いです。
ですが、それを勝手に使う上司は、人としてどうなのでしょうか?

投稿日時 - 2011-11-03 00:07:26

ANo.2

それは仕事の内容でしょう。
機密性の高いことが含まれているのでしょうか?

確かに人のファイルを勝手に利用するのはマナー違反ですが、共用PCにおいていたなど
ミスもありますね。

会社としてのノウハウであるなら、ひとにとられたというのではなく積極的に整備して
公開したほうがいいと思いますよ。

公開してはいけない範囲にばらまいているのであれば上長を通じて注意をしてもらってください。
そうでなければその資料をもっとグレードアップして公開して私がやりました、といえばいいのでは。

投稿日時 - 2011-11-02 22:24:12

お礼

回答ありがとうございます。

機密性の高いことは、含まれてはいません。ただ、仕事のやり方が書いてあるだけです。
やり方が複雑なので、私も元上司に教えてもらうまでは、分かりませんでした。

仕事のノウハウは、誰かが提供してあげるものではなく、自分の力で得ていくものでは
ないでしょうか?

公開してはいけない範囲にばらまいてはいません。ただ、自分で何の努力もせずに、
陰で得た情報を使うのはどうでしょうか?

投稿日時 - 2011-11-02 23:59:52

その「上の上司」がいいたいのは、前提として「専用のパソコンでなければ誰でも見られるし、引用されても仕方ない」のだと思います。私も一般的にそう思います。

あなたは補助業務(アシスタント?)なので、後任の中途男性はあなたがどう思うかより、自分の仕事を優先させたのでしょう。言葉は悪いですが軽くみられている。お咎めもないですしね。引用するのがちょっと失礼なことくらいはわかっていると思います。「上の上司」のファイルを勝手に使ったりはしないと思います。相手を見てるんだと思います。

ところで、上の上司のいう「部署のデータを持ち出しするのはやめてほしい」というのは、当然ですがあなたと同じように持ち出しされると嫌だからでしょうし、何よりもあなたが相談したからそういうことがありうる(あなたがやるかもしれない)と思ったから言っているのだと思います。

上の上司さんの言動は、上司として一般的でよくある話だと思いますし、中途の男性もそんなに悪いことしてないというか、私だったら仕方ないかなと思います。アシスタントはアシスタントですし、pcが共有なら机の上の資料を借りてコピーしたようなもの。もちろん無言は失礼ですが、仕事のほうが大事ですから、やっぱり共有の場合はパスワードをかけたほうがいいと思います。いちばん悪いのはpcを共有させてる会社でしょうか。

投稿日時 - 2011-11-02 21:49:07

お礼

回答ありがとうございます。

私はなかなか回答者様のように割り切れません。
転職したならば、早く仕事に慣れるため、情報が必要なのは誰もが一緒です。
私もそうでした。ですが最初から誰も親切に仕事を教えてくれないし、
自分から積極的に質問していって得た情報をメモにしたわけです。

パスワードをかけなかったのは悪いです。ですが、後任の方は人としてどうなのでしょうか。
回答者様が私の立場で、今後、その上司と仕事をする機会があったならば
信頼してついていくことができるのでしょうか?

投稿日時 - 2011-11-02 23:50:56

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