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解決済みの質問

収集、回収がなかなかうまくいきません。

仕事の上で、情報資料を集めることあると思います。

マーケティングほど難しいものではなく、社内の各部署で、日ごろ管理されている内容を提示してもらうだけのことなんですが、うまく集まりません。

考えて、継続してやってることは、定期的にメールにて提出喚起を配信し、期限を切って、期日までに提出するよう促してます。

それでも提出されない場合は電話したりもするんですが、逆切れされたり、開き直られたりして、満足いく結果が得られません。

そもそもコミニュケーションが苦手な上に、持病で滑舌が若干弱いのと吃音がちょっとだけ入ってるので、対話はできれば避けたいところもあります。

出して、ということに対し、
出てこない、という実態を払拭する方法はないものでしょうか?

教えてください。

投稿日時 - 2016-06-25 06:48:29

QNo.9192470

困ってます

質問者が選んだベストアンサー

視点を見誤っているからこういうことが起きるのです。

あなたが発信源となって全体にむけて提出を要求したのですね。
1対多ですね。
その結果多、のうちのいくつかが反応しないのですね。
それに向けて1対多と同じフォーマットでその個人にむけて督促をだしているのですね。

相手の視点でものを見てください。
1対多で言われたことは、放送を聞いたようなもので、自分への命令にはあまり聞こえません。
そして各自それぞれ忙しいので、そんなことは後回しにします。
その後に、1対多フォーマットで、あなたはまだやっていないという責めのメールが来ます。
ばかやろう、おれは忙しいんだ、という逆切れがおきますね。

そういう心理を考慮にいれた行動だと思いますか。

全然違うと見えるかもしれませんが、学会なんかでこういうことがあります。
論文提出を公告します。何日までに提出意思開示を、何日までにアブストラクトを、何日までに正式文書を、というような流れのこぶを作ります。

往々に、提出意思開示まではうまくいく。
仮にうまくいかないこともあるかも知れませんが、問題にはならない。提出意思を伝えていないのは自分のせいですから。

問題は、それ以後です。

アブストラクトもないなら、不提出で枠を落とせばいいのです。
アブストラクトが提示されているのに本体が来ない場合、というのがしばしば存在します。

この場合、主催者側が各学者相手に電話をし、どうなっていますかとしつこい電話を繰り返します。
いつまでには、といわれたらそれをメモし、そのいつまでが来た時にまた電話というような繰り返しをするのです。

毎日実験を繰り返したりして、発表時には最善のものをだしたいから遅れるということがあります。
でもまだこれはいい。
もしかしたらこの論文発表はまずいんじゃないかと気づいた学者がいて、躊躇している、これがまずいのです。
論文を出すということは、聞かれる度に答える。だけど出せない。

もちろん学会ですから、こういう風に考えて実験してみたが無効であることが判明した、というのでも立派な発表ですけど、成果を出したというのに比べたら見栄えはよくない。

その結果無駄な問い合わせの繰り返しの結果、落とす場合が希にある。
このときは、その枠はすでにキープしていますから、何か別の埋め草論文を置かなければいけないという工夫をしたりするのです。

新興の学会がこのパタンが多く、要するにウゾウもムゾウも状況のことがある。
環境問題とか太陽光発電に関連している学会が非常にこのケースが多い。
なにしろ学者たちなんで、ベンキョーすれば褒めてくれるという育ち方をし、仲間内は別として他人とのコミュニケーションが必ずしも得意とは言えない。

このときにやるべきだと私がいつも言っていることがあります。
それをこの質問のお答えにします。

進行管理表の設定です。
何をする、ということをテーマにした表を作ります。
これは参加者全員の分の枠を並べます。
その表のひと枠にいくつかのステータスがあるならそれは設定します。発表意思有無、アブストラクト提出、論文提出、のようにです。
そして、各欄には、そのことが完了した日付を記載するのです。
ただそれだけです。

しかし、この管理表は誰にも見えるところに貼るか、あるいはWebに掲示するということにします。
Lotus notesなんかを使っているならこういうことを掲示するのは簡単です。

作成者はともかく、この情報は1対多ではなく多対多になっています。
皆が他の参加者の状態を知ることができるのです。
あ、こいつは何日に完了させているのか、というようなことが分かる。
そして全体の中で自分と数人だけが完了していないこともわかる。

この意識の中で逆切れはおきようがありません。
自分だけが欠損状態だ、それがわかるだけです。
誰もせかしませんし、要求も督促もしません。だけど自分のとこだけ穴なんです。

一度やってみてください。
Excelかなんかでこういう管理表を作り、大き目の字で印刷し、掲示板に貼っておけばいいのです。もちろん提出の都度更新し、印刷掲示しなおしです。

投稿日時 - 2016-06-25 09:32:45

お礼

目からウロコです。

親切にご回答いただきましてありがとうございます。

じっくり検討し、実行してみようと思います。

投稿日時 - 2016-06-25 10:00:07

ANo.1

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回答(2)

ANo.2

各部署から出てこないということは、「出すことの必然性」を訴えていないからではないでしょうか?
要するに、「何で出さなければいけないの?」「出して何かいいことあるの?」「会社にとってどういうメリットがあるの?」・・・というような疑問に対して、ただ“出してください”では協力度が低くなるのは当然かと思います。
なので、「出すことの必然性」「協力してもらうことの必要性」を訴えるのがいいですね。
できれば各部署毎にその有効性を訴えれば、協力度も違ってくると思います。
それともうひとつは、質問者さまのポジションです。
各部署はそれぞれにプライドもあって、出したくない資料もあるはずです。
それを出すということならば、会社内でそれなりの説得力を持った人の要請がなければなかなか動かないものです。
ですから、そういう説得力のある上司なり役員の力添えを願うとか、○○部長名でお願いするとか・・・そういうことも視野に入れたほうがいいです。

投稿日時 - 2016-07-04 20:15:41

お礼

ありがとうございました。
参考になりました。

努力してみます。

投稿日時 - 2016-07-09 20:02:58

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