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締切り済みの質問

ビジネスメールの用件追加の際の返信元メールについて

個人でプログラム系の仕事を請け負っているのですが
続けて対応している相手の方が
送られてきた依頼のメール(メールBと呼称)を送られてきた後
更に同じ方が続けて追記という形で
依頼の補足・追加メール(メールCと呼称)を送られてきます。
それそのものは別に問題はないのですが
メールBの前にこちらが返信したメール(メールAと呼称)を返信元として
メールCを送られてきていました。
一度や二度ではなく、補足・追加メールは全てそのような形でした。
(場合によっては、メールAよりも前のメールから返信されていた事もありました)

「メールCは最新のメール(メールB)に返信で送ってほしい」
「こちらからのメールではなく送信済みのメールに返信という形で送ってほしい」
「過去メールの引用分を残す事で(互いの)確認の手間を減らしたい」

エビデンス管理の観点から以上のように
再三要請していたのですが一向に改善されず
先日、遂に

「ちゃんと最新のメールから送っているだろう」
(ただし『こちらが送った最新』であって『やりとりにおける最新』ではない)
「メールCにメールBの内容をいちいち書かなければならないのか」
(自分でメールC本文に記入しようとしていた模様)
「自分は他人から依頼を受ける場合でも文句は言わない」
「お前もいちいち文句言わずそうしろ」

といった旨のメールが相手方から送られてきました。

ここで添付図の画像も貼り付けた上で改めて

「最新のメールが自身の送信済みのメールであるならば
 そこから返信して頂きたいという事を言いたいだけなのです」

という旨のメールを送ったところ

「そんなもの自動的に分かる訳が無い」
「最初からそうやって言え」
「そんな物の理解を客に求めるな」

等といった旨の返信を頂きました。

特定のメールを送った後、相手の返信を待たずに
新たにメールを送って追加の用件や補足を相手に伝える際
新規作成ではなく過去メールの引用が残る形(メールシステム的には返信)の場合
古いメールではなく互いのやりとりにおける最新のメールから返信するのは
ビジネスメールとして当たり前の措置、当たり前のマナーと当方は考えており
繰り返し説明した事で十分な説明もしていたと思っていたのですが
これらは一般的な常識ではなく、理解されない物なのでしょうか。

わざわざクライアント個別に図解も込みで説明して
最初に了承を得なければいけないようなほど
常識から外れた分かりにくい事なのでしょうか。
(そのクライアントからは「全てのクライアントにそうしろ」と言われています……)
最小限の説明では足らず、これをいちいち図解まで用意して
新規に依頼頂く度に個別に説明して回らなければならないのでしょうか。

長文になりましたが、ご回答頂けると幸いです。

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投稿日時 - 2017-01-30 17:07:45

QNo.9287683

困ってます

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回答(5)

ANo.5

 
引用を悪いとは言ってない
自分の送信文を引っ張り出してきて、それを元に返信(おかしな表現だが)すると言う行為をローカルルールと言ってるのです。
自分が送ったメールを送りなおすのは「再送」です、普通はその文に間違いなどがあり訂正を加えて送りなおすもので新しい内容を加筆すれば再送ではなくなります
 

投稿日時 - 2017-01-30 21:17:17

補足

まず、本文中のA~Cと図のA~Cとこの補足のA~Cは全て別です。
全て独立したものとお考えください。ややこしくてすいません。

一度送信した自身のメールに返信ボタンからメールを作成すると
履歴の下に自動的に元メールが追加されて
直前のメールからの引用部分が生じます。
その上で、新規に加筆分となる新たなメールの本文を上に加える訳です。

システムメッセージを除外して思いっきり内容を省略すると
Cのメールの時点では

C:相手「また、○○に更に××にする場合はいくらになりますか」
---
>B:相手「追加があるのですが、○○を△△した場合いくらになりますか」
---
>>A:当方「■■をお送りします。よろしくお願い致します」
以下略

このような物が理想ですが実際は

C:相手「また、○○に更に××にする場合はいくらになりますか」
---
>A:当方「■■をお送りします。よろしくお願い致します」
以下略

このようなものになっているという事です。
Cに至る直前のBが飛んでおり
Cのメール単独では理解し難い物になります。
あくまでAまでの話の流れとBからの話の流れは全くの別物です。
また、互いに履歴を残す事そのものは行っている為
「メールの新規作成から新規依頼」という流れは基本的にありません。

投稿日時 - 2017-01-30 21:45:51

お礼

どうにも複雑化してしまっているように見えて
分かり辛いのでより簡潔にした物で
トピックそのものを再度作成したいと思います。
ありがとうございました。

投稿日時 - 2017-01-30 21:58:05

ANo.4

 
>基本的な対処の部分
顧客にそんなローカルルールを押し付けるな!!!
これが答えだと思います。
社内のルールは社内で使ってください
 

投稿日時 - 2017-01-30 20:22:41

補足

http://businesschannel.la.coocan.jp/doc/e-mail.htm

例えばこのサイトの「引用時の注意」の部分の下方にもありますが
各履歴を残していくやり方は場合によっては有効な物と紹介されています。
この方式はl4330さんとしては認めがたいものという事でしょうか。
あくまで依頼に対する打ち合わせな為、これが該当するものと思いますが
果たしてローカルルールと一蹴できるような常識外れな物なのでしょうか。

投稿日時 - 2017-01-30 20:33:25

ANo.3

 
貴方が期待する「最新のメールに全てを含む」は無理です。
それを実現するにはお互いの送信時間を管理する必要がある、或いは管理者を決めてメールをまとめる業務を行なうか.....

貴方              相手
メールA ----送信----->   受信
記載漏れに気づき追伸 ----送信----->   受信 (これをメールA’)
受信  <-----送信-----   メールAへの返信 (これがメールB)

相手の返信と貴方の追伸がホボ同時刻に発生した場合はどうしますか?
メールBに貴方の追伸(メールA’)は含まれませんよ
 
お互いにメールは1日一回、さらに貴方は午前中に送信、相手は午後に送信、この様にすれば実現可能かも知れないが、仕事がのんびりになりますね
 

投稿日時 - 2017-01-30 18:43:31

補足

もちろん偶発的にそのような行き違いが起きる事もあり得ますが
そう毎度起こる事はそれこそ互いの返信時間を
完全に把握していないとありえない事ではないでしょうか。
あくまで基本的な対処の部分についての内容です。

投稿日時 - 2017-01-30 18:56:35

ANo.2

 
「返信」と受け取ったメールの返事です
自分が送ったメールBに対する返信などありえない

普通は
貴方              相手
メールA ----送信----->   受信
受信  <-----送信-----   メールAへの返信 (これがメールB)
受信  <-----送信-----   メールAへの追伸 (これがメールC)
この様になると思いますが...
 

投稿日時 - 2017-01-30 17:35:27

補足

つまりメールAへの追伸(メールC)には
メールBの内容は一切含まれておらず
下部の引用部分からBが欠落した状態で
そのメール単独で見るとメールAの次が
メールCになっているような状態でも問題はないという事でしょうか。
上記の通り、追伸というかBの補足も含めるような内容が
メールBに含まれているような場合も多々あるのですが。

投稿日時 - 2017-01-30 17:51:39

お礼

補足コメントの最下行はメールBではなくメールCでした。
補足コメントに再追加が出来ないようなのでこちらで。

ご回答ありがとうございました。

投稿日時 - 2017-01-30 18:01:42

ANo.1

返信に、メール原本の添付ということはやめてください。

これはセキュリティ上常に強く禁止されることです。
理由は、要件が拡散する危険があるからです。
CCなんかをすると危険性は増します。
今回言いたいことをCCしたい相手にいままでの経緯が全部送られることになりますから。

また、全員に返信、もやめるべきです。これも拡散が伴います。

要件が混ざり合って、精度も欠き何がテーマなのかわからなくなるのが好ましいですか。

長々とふんどし状態にあるメールの価値がありますか。
それを評価するために、最初からずらずらと全部読まなければならない状態は迷惑だと思いませんか。

相互に話しあい、原本添付メールは、最大1段まで、としましょう。
ごくごく普通の情報守秘のルールです。

投稿日時 - 2017-01-30 17:32:11

補足

基本的に相手も個人ですのでCCや全員に返信はまずありえませんが
そのようなリスクがあるという事は承知しました。

基本的に読むのは最上部のみですが
それが前のメールの補足の場合
前のメールを探す手間を相手に強いる為
そちらの方が迷惑ではないかと思うのですが……。

投稿日時 - 2017-01-30 17:44:20

お礼

原本添付メールが最大1段までにする、というルールは稀に目にしますが
全部乗せるのがいい場合等もあるようですし
この辺りは回答者の方によって
ケースバイケースな部分もあるのかもしれませんね。
回答ありがとうございました。

投稿日時 - 2017-01-30 18:08:53

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