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解決済みの質問

研究室の事務バイトで議事録を作成しろと言われました

大学の生物工学研究室でパート事務を9月1日から始めました。

自動車業界での英語翻訳の経験はあるものの、行っていきなり9/1に
教授から英語webミーティングと、今週は日本語でのzoom会議での議事録を作成するように言われました。

分野としても全く馴染みが無い言葉や分野で議事録も英語・日本語でも作成は、経験もなく参加者の教授の名前と顔も一致していない状態で、要旨を纏めることはわかってはいるものの、参加者の言葉を
拾うのが精一杯で要点を纏めるまでには至りませんでした。

議事録は早く作成して、参加者に送付しなければならないことは
分かっていますから、必死で作成しましたが間に合わずというか
教授の希望通りには早くは仕上げられず、
教授に電話で来週月曜まで待って欲しいと
依頼したところ「出来ているところまでで良いから送って!」と
怒って電話を切られました。

仕事を始めていきなり議事録作成依頼という
経験は皆さんは、あるのでしょうか。

時給は納得して仕事を始めたものの、
国立大学で、時給895円でこんな仕事を依頼して
来る教授の感覚も分かりません。

高度な仕事が嫌だという事ではなく
初日からこんなレベルの高い仕事を依頼されてもこちらも
直ぐに対応が出来る訳ではないと思うのですが。

私のスキルが低いからなのでしょうか。

皆さんの意見をお聞かせ願えれば有難いです。

投稿日時 - 2020-09-11 23:37:14

QNo.9797866

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どうも依頼者の教授は「議事録の作成」ということの難しさを理解できていないように思います。
議事録を作成するためには、出席者の識別が瞬時にできる必要があります。また、会議の内容について、議事の分野の専門用語や省略表現について、過去にある程度の経験は不可欠でしょう。依頼者は新人として、ご自分で議事録を作成した経験はあるのでしょうか。疑問を感じます。

私は新人の時、仕事で議事録作成をずいぶんやらされましたが、最初の頃は先輩から、当時PCのない時代なので「 清書する前の走り書きのドラフトでいいから早く持って来い。」と言われて、持っていくと内容も書き方も真っ赤っかになるほど朱記されました。今から考えてみれば、OJT の職場教育そのものだったように思います。

文面から察するに貴方はベストを尽くして作成し、あとは依頼者の校正に任せるしかないと思います。貴方の仕事がこの先、継続するかは教授の考え方次第ですが、仕事を自分の意志で継続する意思がある限りは、「 こんなの無理。」と最初から諦めてはいけませんよ。「 仕事は自分のスキルを高めるための道場。」と考えていつも全力を尽くす人は、そうでない人と長い期間で評価・給与を含めて大きな差が出るものです。

投稿日時 - 2020-09-12 06:11:49

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回答(8)

ANo.7

 パート事務ということは本業は学生ということですか、採用の条件で、仕事の内容に議事録作成が入っているのですか。

 採用条件に議事録作成(英語)がないのなら、できないことはできない、と言って、突き返せばいいと思います。

 研究室は、研究する場所で、生物工学者が英会話の練習をする場所ではなく、英語が母語でない人の英語は、ネイティブの何倍も聞き取りにくいです。

 僕ならものすごくめちゃくちゃな議事録もどきを渡して「はい、先生できました」と言って、卒倒するのを見て、ドヤ顔をするんですが、そうもいかないでしょうけど。

投稿日時 - 2020-09-12 01:28:18

ANo.6

大学の教授だろうが、専門外はお馬鹿ですよ。
怒鳴ればいいと思うようなのはお馬鹿の証明です。できないから怒る。怒鳴る。赤ん坊と同じです。
その部分を教育してあげなければいけないくらいです。

普通に考えて、その時給でやる仕事ではない。その辺も分かっていないおっきな子供ですね。

プレイヤーとして力があると上に行けるだと思います。しかし、そういう立場になったら、マネージメントする力、監督やコーチの力量が欲しいんですよ。

プロ野球でも見てれば分かる程度の話なんですけどね。

別の試験を受けて知識をつけてから人を使う側に立って欲しいものです。

まあ、自分のためだと思って、
話し合いの全体像、決定したこと、次回持ち越しなど終わらなかったことを箇条書きで書けば良いと思います。重要なのは、全体像と決定したこと、で、終わらなかった話は分かる範囲で記せばよいでしょう。数字ではっきりしているところも載せた方がいいでしょう

怒鳴られたら、「こんな風に、わたしの専門外の技量が必要だと分かっていたならなら引き受けませんでした。募集の段階で明記されていなかったのはそちらの落ち度です。」と怒鳴り返しても良いくらい。まあ、そんなことさせるお馬鹿相手(しかも、権力のある教授という、肩書き持ち)には面倒なことになりそうなので、オススメしませんが。

投稿日時 - 2020-09-12 00:33:23

お礼

貴重なご意見有難うございます。
とても参考になりました。

投稿日時 - 2020-09-12 00:58:57

ANo.5

議事録を手早く作るコツ。

会議で「決定した事項」のみを記す。
ペンディングになった事項は、「期限」と「担当者(誰が持ち帰るか」を記録する。

これでかなりスッキリします。
私はこの議事録の書き方を「リコー」で覚えたので、「リコー方式」と個人的に名付けています。

投稿日時 - 2020-09-12 00:01:00

お礼

貴重なアドバイス有難うございます。

投稿日時 - 2020-09-18 22:31:38

ANo.4

仕事の仕方として、正確であることが正しいときもあれば、多少雑でも早いことが正しいこともあります。

できたところまで送ることが正しいときもありますので、まず相談がてら送ってみてはどうでしょう。

「コツがつかめずこんな状態なのですが」ということも言って教えてもらえばいいと思います。
「ここはわかりません」といったところも記号的に示しておくことにすれば、用語の背景とか課題の要旨をレクしてくれることもあるんじゃないでしょうか。

投稿日時 - 2020-09-11 23:59:55

ANo.3

私が通ってた工学部の事務員は、文字通り事務作業をするお姉さんで、技術的なことをしてなかったような気がするなあ。もともとそんな依頼を誰もしない。だって、肩書きが事務員だから。

英語会議の文字起こしなんて、事務員の仕事じゃ無いと私は思います。

投稿日時 - 2020-09-11 23:56:26

ANo.2

国立大学の教授だか何だか分かりませんが、一般常識が分からないことと、人を単なる道具として看做していることからも、そんな仕事を引き受ける必要はないですね。

貴女のスキルとかそういうレベルの話ではなく、大学側の非常識の問題ですから、さっさとお断りしてその立場を離れるべきでしょうね。

9/1採用で右も左も分からない状況での当日突然のこの教授の姿勢や態度は、何処に出しても認められるものではないですからね。

ハッキリ言ってバカですから、相手にする意味も必要もないということです。

もっと言えば、このバカ教授の行動を名前を公表して世間に晒したいくらいですねぇ(現実にはやってはいけないけれども)。

投稿日時 - 2020-09-11 23:55:39

ANo.1

仕事に対する意識と、対応が悪いから怒られただけだと思いますけど。

あなたが完璧な議事録をスムーズに作成出来ると、思っている筈がない。
その厳しい状態の中で、自力で何をしてどのように結果を出すのか見られただけです。

自分で分かる範囲をまとめて、他の部分は教授に相談したら良いのでは?

早く出さなければならないと分かっているものを、いつまでも期間を延ばすこと自体が一番問題ですよね?

教授があなたに指示したのなら、少なくともあなたよりその教授に責任があることは明らかですので、時間がかかることが分かったのなら、どれくらいかかりそうか、いつまでに必要なのか、最低限確認が必要なのでは?

何も報告も相談もないので、教授はあなたが全くなにもやっていない状態をワーストケースとして考えた上で、待てる範囲だけ待ったと言うところでしょうね。

言われたことしかできない人材はいらない。
自分で考えて行動できる人材を求めている。

今回の指示であなたをテストした。
と言うところでしょうね。

考え方に偏りがありますので、他のケースも考えるように努力されると良いと思いました。

投稿日時 - 2020-09-11 23:53:47

お礼

okwavery5様
私もそういう気がします。
初日に行って、何も知らない、何もわからない状態でどのように相談・連絡をしながら仕上げていくかを最初の時点で
教授は、テストしていたのかもと思います。

貴重なご意見有難うございます。

投稿日時 - 2020-09-12 00:56:48

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